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Wie viel Zeit kostet Ihr Posteingang? Rechner für Kanzleien
Der Rechner schätzt, wie viele Stunden und Euro Ihre Kanzlei jeden Monat für Sichten, Zuordnen, Fristprüfung und Verteilen der Eingänge aufwendet, getrennt nach beA, E-Mail, Papierpost und Fax. Ergebnis als Spanne, ohne Anmeldung, Stand 09/2026.
Ihr Posteingang je Monat
Bitte nur Zahlen ab 0 eintragen. Rot markierte Felder zählen als 0.
| Im Jahr | |
|---|---|
| Anteil einer Vollzeitstelle | |
| Je Arbeitstag | |
| Je Eingang | |
| Menge |
Minuten je Arbeitstag nach Eingangsweg:
| beA | |
|---|---|
| Papierpost | |
| Fax |
Spanne statt Punktwert: „von“ rechnet mit den kleinsten, „bis“ mit den größten Minutenwerten. Nicht enthalten: Rückfragen, Empfangsbekenntnisse, Postausgang.
Zählblatt und Rechenweg
Aufbau:
- Eingänge je Arbeitstag nach Weg: beA, E-Mail, Papierpost, Fax.
- Minuten je Eingang als Spanne (von, bis) für vier Schritte: sichten und öffnen, Akte zuordnen, Frist prüfen und notieren, verteilen und vorlegen.
- Zusätzlich Scannen für Papierpost.
- Rahmen: Arbeitstage je Monat, Kosten je Arbeitsstunde, Wochenstunden einer Vollzeitstelle.
- Ergebnis: Stunden und Euro je Monat und Jahr, Anteil einer Vollzeitstelle, Minuten je Tag und je Weg.
- Excel: dieselbe Rechnung mit gesperrten Formeln, Feld „Herkunft der Zahlen“ (geschätzt oder gezählt), Warnung bei vertauschten Werten.
Rechenweg: Minuten je Tag = Eingänge × Summe der Minuten je Schritt (Papierpost plus Scannen). Stunden je Monat = Minuten je Tag × Arbeitstage ÷ 60. Euro = Stunden × Stundensatz. Anteil der Stelle = Stunden ÷ (Wochenstunden × 52 ÷ 12).
So nutzen Sie den Rechner
- Zwei Wochen zählen: jeden Eingang mit Weg notieren, im Zählblatt oder im Posteingangsbuch. Durchschnitt je Arbeitstag eintragen.
- 20 Eingänge stoppen, quer durch alle Wege. Kleinsten und größten Wert je Schritt als von und bis eintragen.
- Fristprüfung nicht kleinrechnen: Bei elektronischer Zustellung zählt das Datum des elektronischen Empfangsbekenntnisses (§ 173 ZPO). Wer die Frist notiert und wer kontrolliert, gehört in die Minuten.
- beA-Eingänge vollständig erfassen: Die Pflicht, Zustellungen zur Kenntnis zu nehmen, trifft das Postfach des Anwalts (§ 31a Abs. 6 BRAO).
- Stundensatz der Person eintragen, die die Post tatsächlich bearbeitet. Macht die Anwältin einen Teil selbst, rechnen Sie den Teil getrennt mit ihrem Satz.
- Ergebnis lesen: die untere Zahl ist der günstige, die obere der ungünstige Fall. Übernehmen Sie beide ins Excel und wiederholen Sie die Zählung nach einer Änderung im Ablauf.
Fiktives Beispiel (Annahmen): Kanzlei Beispiel mit 54 Eingängen am Tag. Ergebnis: 50 bis 145 Stunden im Monat, 1.250 bis 3.625 € bei 25 € je Stunde, 29 bis 84 % einer Vollzeitstelle.
Sichten und Zuordnen sind Routine, die Fristprüfung nicht. Wie eine Kanzlei-Software den E-Mail-Posteingang auf dem eigenen Rechner sortiert, Aktenzeichen erkennt und bei Unsicherheit einem Menschen zur Freigabe vorlegt, steht auf der Seite für Kanzleien. Pilotgespräch vereinbaren
Häufige Fragen zum Posteingang
Wie lange dauert die Bearbeitung eines Eingangs in der Kanzlei?
Dafür gibt es keine belastbare Durchschnittszahl, die für jede Kanzlei passt. Es hängt vom Eingangsweg, von der Aktenordnung und davon ab, wie oft ein Aktenzeichen fehlt. Die Vorgaben im Rechner sind Annahmen: 2,5 bis 7,5 Minuten je Eingang für Sichten, Zuordnen, Fristprüfung und Verteilen, bei Papierpost zusätzlich Scannen. Ersetzen Sie diese Werte durch eine eigene Messung: Stoppen Sie 20 Eingänge quer durch alle Wege und tragen Sie den kleinsten und den größten Wert ein.
Welche Arbeitsschritte gehören zur Posteingangsbearbeitung?
Im Rechner vier Schritte je Eingang: sichten und öffnen, der Akte zuordnen, Frist prüfen und notieren, verteilen oder vorlegen. Papierpost braucht zusätzlich Scannen und Ablage des Originals. Elektronische Zustellungen an Anwälte laufen über einen sicheren Übermittlungsweg und werden durch ein elektronisches Empfangsbekenntnis nachgewiesen (§ 173 ZPO). Die Pflicht, Zustellungen im beA zur Kenntnis zu nehmen, steht in § 31a Abs. 6 BRAO. Rückfragen und Postausgang sind nicht enthalten, das Ergebnis ist also eher zu niedrig.
Wie zähle ich die Eingänge meiner Kanzlei richtig?
Zählen Sie zwei normale Wochen lang, getrennt nach beA, E-Mail, Papierpost und Fax, und teilen Sie durch die Zahl der Arbeitstage. Eine Strichliste am Arbeitsplatz genügt, ein Posteingangsbuch ist genauer. Meiden Sie Ferienwochen und Monatsenden mit Sonderlast, oder zählen Sie sie bewusst getrennt. Mandanten-E-Mails ohne Aktenbezug zählen mit, wenn jemand sie zuordnen muss. Newsletter und Werbung zählen nicht. Tragen Sie im Excel ein, ob die Zahlen geschätzt oder gezählt sind.
Welcher Stundensatz ist für die Rechnung richtig?
Der Satz der Person, die den Posteingang tatsächlich bearbeitet. Für eine Rechtsanwaltsfachangestellte weist der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit ein Medianentgelt von 3.472 € brutto im Monat aus (Vollzeit, Datenstand 2025). Mit rund 23 % Arbeitgeberanteil (Annahme) und 173 Monatsstunden ergibt das etwa 25 € je Stunde. Erledigt die Anwältin die Post selbst, setzen Sie ihren Stundensatz ein. Dann steigt das Ergebnis deutlich, weil diese Stunden in der Mandatsarbeit fehlen.
Testfälle des Rechners (11)
- Beispielkanzlei (Vorgaben): 50,0 bis 145,0 Stunden, 1.250 bis 3.625 € je Monat
- Nur beA, 40 Eingänge: 33,3 bis 100,0 Stunden, 833 bis 2.500 € je Monat
- Keine Eingänge: 0,0 Stunden, 0 € je Monat
- Nur Papierpost, Scannen zählt mit: 11,7 bis 31,7 Stunden, 292 bis 792 € je Monat
- Von und bis vertauscht eingegeben: 50,0 bis 145,0 Stunden, 1.250 bis 3.625 € je Monat
- Alle Minuten gleich (keine Spanne): 50,0 Stunden, 1.250 € je Monat
- Große Kanzlei, 22 Arbeitstage: 220,9 bis 648,1 Stunden, 5.523 bis 16.202 € je Monat
- Stundensatz Berufsträgerin 150 €: 50,0 bis 145,0 Stunden, 7.500 bis 21.750 € je Monat
- Teilzeitstelle als Maßstab (20 Wochenstunden): 50,0 bis 145,0 Stunden, 1.250 bis 3.625 € je Monat
- Wochenstunden 0 (Division abgefangen): 50,0 bis 145,0 Stunden, 1.250 bis 3.625 € je Monat
- Dezimalwerte (0,25 Minuten, 2,5 Faxe): 45,9 bis 141,7 Stunden, 1.147 bis 3.543 € je Monat
Jeder Fall wird gegen eine unabhängige Nachrechnung und gegen die Excel-Datei geprüft (LibreOffice, neu berechnet).
Verwandte Vorlagen und Rechner
- Posteingangsbuch: jeden Eingang mit Weg, Akte und Frist erfassen.
- Rechner unbesetzte ReFa-Stelle: was eine Stelle kostet und was fehlt, wenn sie frei bleibt.
Quellen
- Bundesagentur für Arbeit, Entgeltatlas, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Median 3.472 € brutto je Monat, Vollzeit, Deutschland, Datenstand 2025, abgerufen 23.09.2026: web.arbeitsagentur.de/entgeltatlas/beruf/7950
- § 173 ZPO, § 31a BRAO: gesetze-im-internet.de, abgerufen 23.09.2026.
- Minuten je Schritt und Eingangsmengen: Annahmen für eine fiktive Kanzlei, keine Messung.
Tobias Verheyden, Verheyden Tech, Hildesheim.
Fachliche Gegenlese: steht noch aus.
Änderungsprotokoll: 23.09.2026 Erstfassung.