Telefonnotiz Vorlage für Kanzleien

In der Kanzlei mehr als Name und Rückrufnummer: Datum und Uhrzeit, wer anruft und in welcher Rolle (Mandant, Gegner, Gegenanwalt, Gericht, Behörde), das Aktenzeichen der Kanzlei und des Gerichts, das Anliegen in zwei oder drei Sätzen, ob eine Frist erwähnt wurde, bis wann zurückgerufen werden soll, an wen die Notiz geht und wer sie aufgenommen hat. Fehlt das Aktenzeichen, landet die Notiz auf dem Stapel statt in der Akte. Das Feld „Frist erwähnt“ sorgt dafür, dass eine mündlich genannte Frist nicht untergeht.

Nur an Personen, die dazu berechtigt sind. Die anwaltliche Verschwiegenheit umfasst alles, was in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist (§ 43a Abs. 2 BRAO). Die Anwältin oder der Anwalt muss die Beschäftigten in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten und über die Strafbarkeit belehren, unbefugtes Offenbaren ist nach § 203 StGB strafbar. Praktisch heißt das: Wer sich nicht sicher zuordnen lässt, bekommt keine Auskunft, sondern einen Rückruf unter der Nummer aus der Akte.

Das Kästchen „Frist erwähnt: ja“ ankreuzen, Frist und Datum so wörtlich wie möglich notieren und die Notiz sofort an die zuständige Anwältin oder den Anwalt geben. Ein Anruf ersetzt keine Zustellung. Bitten Sie um das Schriftstück, zum Beispiel über das beA, und tragen Sie die Frist erst nach Prüfung in den Fristenkalender ein. Bis dahin hilft ein Vermerk im Posteingangsbuch mit dem genannten Datum, damit die Frist nicht vergessen wird, wenn das Schriftstück ausbleibt.

Die Handakte soll ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung des Auftrags geben (§ 50 Abs. 1 BRAO). Ein Gespräch mit dem Gericht, der Gegenseite oder dem Mandanten gehört zu diesem Bild, besonders wenn Absprachen, Termine oder Fristen besprochen wurden. Nehmen Sie die Notiz deshalb zur Akte, auf Papier oder als Datei mit dem Aktenzeichen im Namen. Reine Rückrufbitten ohne Inhalt können nach Erledigung entfallen, das entscheidet die Kanzlei.