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beA-Rechte für Mitarbeiter: Rechte-Matrix und Checkliste für neue Mitarbeiter
Das beA-Handbuch listet 20 Rechte, sagt aber nicht, welche Rolle in der Kanzlei welche braucht: Diese Excel-Matrix verbindet beides und dokumentiert Vergabe, Vertretung und Entzug. Dazu eine Checkliste für den ersten Arbeitstag und den Austritt, kostenlos und ohne Anmeldung, Stand 09/2026.
Nur so viele Rechte wie nötig, befristet wo möglich, und alles dokumentiert. Versand ohne qualifizierte Signatur bleibt bei der Anwältin, Recht 19 nur mit Karte, Entzug wirkt erst nach neuer Anmeldung.
Aufbau
- Rolle in der Kanzlei (ReFa, Auszubildende, Büroleitung, Vertretung, Aushilfe) mit den benötigten Rechten laut Liste der Rechte im Handbuch
- Automatische Prüfung der Abhängigkeiten: 14 und 15 brauchen 03 oder 05, 17 braucht 03, 20 braucht 01
- Je Person: vergeben am, von, Token freigeschaltet am, Gültigkeitszeitraum
- Mitarbeiterkarte oder Softwarezertifikat, Bestellung bei der Zertifizierungsstelle der BNotK
- Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 43a Abs. 2 BRAO
- Vertretung bei Urlaub und Krankheit
- Entzug der Rechte beim Austritt, Rückgabe der Karte, neue PIN
Anleitung
- Blatt Matrix öffnen und den Vorschlag für Ihre Kanzlei anpassen. Rot in der Zeile Prüfung heißt: eine Abhängigkeit aus dem Handbuch fehlt.
- Token bestellen: beA-Karte Mitarbeiter oder Softwarezertifikat bei der Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer. Wer Recht 19 bekommen soll, braucht die Karte.
- Vor dem ersten Zugriff in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten und über die strafrechtlichen Folgen belehren (§ 43a Abs. 2 BRAO).
- Die Person registriert sich, Sie legen den Benutzer an, ordnen die Rolle zu und vergeben die Rechte laut Matrix (Handbuch: Berechtigungskonzept und Rechtevergabe).
- Sicherheits-Token freischalten: nötig für 03, 06, 07, 11 bis 17, 19, 30 und 31, nur mit Hardware-Token der Inhaberin oder eines Nutzers mit Recht 19 (Liste der Rechte).
- Einweisen: Versand ohne qualifizierte Signatur nur durch die Anwältin (§ 23 Abs. 3 RAVPV), PIN geheim (§ 26 RAVPV).
- Im Blatt Mitarbeiter eintragen. Die Spalte Prüfung zeigt den nächsten offenen Schritt, bis "in Ordnung" steht.
- Beim Austritt Rolle entziehen, abmelden lassen, Karte zurücknehmen, Datum eintragen.
Rechte-Matrix: Vorschlag je Kanzlei-Rolle
Rechte laut Liste der Rechte im beA-Anwenderhandbuch und Liste der Rollen, beA-Anwenderhandbuch v4.6.1, beA-Version 4.6.3 (Update 17.09.2026). Die Zuordnung zu Kanzlei-Rollen ist ein Vorschlag, keine Vorgabe der BRAK.
| Recht | ReFa Sachbearbeitung | Auszubildende | Büroleitung | Vertretung (Anwältin/Anwalt) | Aushilfe / Schreibkraft |
|---|---|---|---|---|---|
| 01 Nachrichtenübersicht öffnen | ja | ja | ja | fest | ja |
| 03 Nachricht erstellen | ja | nein | ja | fest | nein |
| 05 Nachricht versenden | ja | nein | ja | optional | nein |
| 06 Nachricht öffnen | ja | ja | ja | fest | optional |
| 07 Nachricht exportieren/drucken | ja | optional | ja | optional | nein |
| 08 Nachricht organisieren | ja | ja | ja | optional | nein |
| 09 Nachricht in Papierkorb verschieben | ja | nein | ja | nein | nein |
| 10 Nachricht löschen | nein | nein | nein | nein | nein |
| 11 Nachricht (vertraulich) öffnen | optional | nein | optional | optional | nein |
| 12 Nachricht (vertraulich) exportieren/drucken | optional | nein | optional | nein | nein |
| 13 eEBs signieren | nein | nein | nein | optional | nein |
| 14 eEBs versenden | optional | nein | optional | fest | nein |
| 15 eEBs zurückweisen | nein | nein | nein | fest | nein |
| 16 eEBs signieren (vertrauliche Nachrichten) | nein | nein | nein | optional | nein |
| 17 eEBs versenden (vertrauliche Nachrichten) | nein | nein | nein | optional | nein |
| 18 Mitarbeiter verwalten | nein | nein | ja | nein | nein |
| 19 Berechtigungen verwalten | nein | nein | optional | nein | nein |
| 20 Postfach- und Nachrichtenjournal verwenden | ja | nein | ja | optional | nein |
| 30 eEBs mit VHN versenden | nein | nein | nein | fest | nein |
| 31 Nachricht mit VHN versenden | nein | nein | nein | nein | nein |
Drei Regeln, die in keiner Rolle stehen
- Schriftsätze ohne qualifizierte elektronische Signatur darf nur die Anwältin oder der Anwalt selbst versenden; das Recht ist nicht übertragbar (§ 23 Abs. 3 RAVPV). Ausnahme: Vertretungen und Zustellungsbevollmächtigte dürfen eEBs abgeben.
- Recht 19 (Berechtigungen verwalten) geht nur mit Hardware-Token. Wer es braucht, erhält eine Karte, kein Softwarezertifikat.
- Entzogene Rechte wirken erst nach der nächsten Anmeldung. Beim Austritt deshalb abmelden lassen und Karte zurücknehmen.
Rechte regeln, wer eine Nachricht sehen darf. Offen bleibt, wer sie zuerst liest, der richtigen Akte zuordnet und die Frist prüft. Der Rechner Posteingang zeigt, wie viele Stunden das im Monat kostet. Mehr für Kanzleien: Für Kanzleien.
Häufige Fragen
Welche Rechte braucht eine ReFa im beA?
Für die tägliche Sachbearbeitung meist 01 (Übersicht), 06 (Nachricht öffnen), 07 (drucken), 08 (organisieren), 09 (Papierkorb), 03 und 05 (Entwurf und Versand) sowie 20 (Journale). Vertrauliche Nachrichten (11, 12) und eEB-Versand (14) sind Kanzleientscheidungen. Endgültiges Löschen (10) und Rechteverwaltung (19) gehören nicht in die Sachbearbeitung. Wichtig: Schriftsätze ohne qualifizierte Signatur darf nur die Anwältin selbst versenden (§ 23 Abs. 3 RAVPV). Die ReFa versendet mit Recht 05 nur qualifiziert signierte Dokumente.
Karte oder Softwarezertifikat?
Beides geht für Mitarbeitende. Die beA-Karte Mitarbeiter ist ein Hardware-Token und nötig, wenn die Person Recht 19 (Berechtigungen verwalten) bekommen soll; mit Softwarezertifikat ist dieses Recht nicht vergebbar (Handbuch). Das Softwarezertifikat ist aus Sicherheitsgründen systemseitig eingeschränkt und muss erst einem Profil zugeordnet und berechtigt werden (Zertifizierungsstelle der BNotK). Faustregel: Büroleitung mit Verwaltungsaufgaben erhält eine Karte, Sachbearbeitung und Auszubildende kommen meist mit Softwarezertifikat aus. Bestellt wird bei der Zertifizierungsstelle.
Wie richte ich eine Vertretung ein?
Vertritt eine Kollegin oder ein Kollege mit eigenem beA, vergeben Sie die beA-Rolle Vertretung. Sie enthält fest die Rechte 01, 03, 06, 14, 15 und 30, also auch die Abgabe von eEBs ohne qualifizierte Signatur. Diese Rolle gibt es nur für Benutzer mit eigenem Postfach. Setzen Sie einen Gültigkeitszeitraum für die Abwesenheit. Eine von der Kammer bestellte Vertretung erscheint als Rolle Vertretung (RAK) und wird über die Rechtsanwaltskammer gemeldet. Vertreten sich Mitarbeitende gegenseitig, erweitern Sie deren Rechte befristet.
Was passiert beim Austritt einer Mitarbeiterin?
Entziehen Sie am letzten Arbeitstag die beA-Rolle. Damit fallen alle festen und optionalen Rechte weg; wirksam wird das erst nach der nächsten Anmeldung der Person, lassen Sie sie also abmelden. Nehmen Sie die beA-Karte zurück: Sie kann laut Zertifizierungsstelle nach neuer PIN an eine andere Person gehen. Ein Softwarezertifikat löschen Sie. Fehlt ein Token oder ist die PIN bekannt geworden, müssen Sie unverzüglich handeln (§ 26 Abs. 2 RAVPV). Dokumentieren Sie alles in der Rechte-Matrix.
Verwandte Vorlagen
Quellen
- beA-Anwenderhandbuch: Liste der Rechte: https://handbuch.bea-brak.de/einstellungen-in-ihrem-bea/postfachverwaltung/benutzerverwaltung-berechtigungskonzept/liste-der-rechte (abgerufen 23.09.2026)
- beA-Anwenderhandbuch: Liste der Rollen: https://handbuch.bea-brak.de/einstellungen-in-ihrem-bea/postfachverwaltung/benutzerverwaltung-berechtigungskonzept/liste-der-rollen (abgerufen 23.09.2026)
- beA-Anwenderhandbuch: Berechtigungskonzept und Rechtevergabe: https://handbuch.bea-brak.de/einstellungen-in-ihrem-bea/postfachverwaltung/benutzerverwaltung-berechtigungskonzept (abgerufen 23.09.2026)
- § 23 RAVPV: https://www.gesetze-im-internet.de/ravpv/__23.html (abgerufen 23.09.2026)
- § 26 RAVPV: https://www.gesetze-im-internet.de/ravpv/__26.html (abgerufen 23.09.2026)
- § 31a BRAO: https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__31a.html (abgerufen 23.09.2026)
- § 43a BRAO: https://www.gesetze-im-internet.de/brao/__43a.html (abgerufen 23.09.2026)
- Zertifizierungsstelle der BNotK: beA-Produkte für Mitarbeitende: https://zertifizierungsstelle.bnotk.de/produkte/bea-produkte/bea-produkte-fuer-mitarbeitende (abgerufen 23.09.2026)
Autor: Tobias Verheyden, Verheyden Tech. Fachliche Gegenlese: steht noch aus. Stand 09/2026. Muster für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Prüfung im Einzelfall bleibt beim Anwender.
Änderungsprotokoll:
- 23.09.2026: Erstfassung